Liste de distribution dynamique

La distribution dynamique utilise une liste de référence statique et vous permet de distribuer des publications en fonction d'un filtre donné. Cette puissante fonctionnalité vous permet de définir un planning selon lequel la publication sera envoyée à une liste donnée d'adresses électroniques, en fonction d'un filtre déterminé. De cette façon, vous pouvez facilement vous assurer que chaque destinataire ne recevra que les informations qui le concernent. Les publications peuvent être distribuées dynamiquement sur le tableau d'affichage ou par la messagerie électronique.

Vous pouvez par exemple ajouter un filtre Pays à la publication, puis paramétrer la distribution par e-mail afin d'envoyer les publications en fonction du pays. Vous pouvez ainsi générer une copie séparée du rapport pour chaque pays, et envoyer chaque copie au destinataire approprié ; envoyer le rapport USA à l'équipe marketing des USA, et envoyer le rapport EMEA à l'équipe marketing EMEA.

Remarque : L'option d'envoi par courrier électronique n'est opérationnelle que si les services de messagerie ont été au préalable activés dans la console admin.

Remarque : l'envoi sous forme de fichier attaché n'est disponible qu'avec la licence Extended Report Bursting.

Définir une distribution dynamique

Les publications peuvent être distribués par l'intermédiaire du tableau d'affichage ou par e-mail en utilisant une liste statique ou dynamique de rôles ou d'utilisateurs. La distribution sur le tableau d'affichage constitue un bon moyen de partager des publications avec des collègues ayant accès à Pyramid. La distribution par messagerie électronique vous permet d'atteindre les utilisateurs n'ayant pas accès à Pyramid.

Lorsque vous configurez une distribution dynamique, il est important de définir correctement les préférences, que ce soit dans la fenêtre Sélections ou la fenêtre Distribution.

Sélections par filtre

Dans la fenêtre Sélections, sélectionnez Multiple, puis sélectionnez l'élément de filtre devant être utilisé pour générer le rapport et déterminer la liste de distribution. Si votre publication contient plusieurs filtres, choisissez les combinaisons qui seront utilisées pour filtrer et envoyer chaque copie du rapport.

Utiliser une liste dynamique

Cette option est visible dans la fenêtre Distribution si la publication contient un filtre. Sélectionnez cette option pour importer une liste de rôles ou d'utilisateurs, et distribuer dynamiquement la publication aux destinataires en fonction des éléments de filtrage.

La distribution dynamique des publications peut être effectuée sur le panneau d'affichage ou par messagerie électronique. La distribution sur le tableau d'affichage constitue un bon moyen de partager des publications avec des collègues ayant accès à Pyramid. La distribution par messagerie électronique vous permet d'atteindre les utilisateurs n'ayant pas accès à Pyramid.

Configurer une liste de distribution

Il y a deux manières de configurer une liste dynamique : le mappage de fichiers vous permet d'importer une liste existante, alors que le mapping de données vous permet de créer une liste dynamique dans l'éditeur PQL.

Mappage de fichiers pour la distribution par messagerie électronique

1. Dans la fenêtre E-mail, sélectionnez Utiliser une liste dynamique dans la liste déroulante Source de l'adresse e-mail.
2. Dans la liste déroulante du Filtre, sélectionnez le filtre approprié. Si votre rapport contient plusieurs filtres, sélectionnez le filtre devant être utilisé pour déterminer la liste de distribution. Il s'agit du filtre dont les éléments apparaissent dans la liste de distribution qui sera importée.
3. Sous Mapper par, choisissez soit nom unique, soit légendes ; les légendes sont les noms de filtres (p. ex. Bikes), alors que le nom unique est le membre écrit avec la syntaxe PQL (p. ex. [Products].[ProductCategory].[Bikes]) .
4. Importez une liste de distribution dans un format texte à séparateur virgule (voir ci-dessous pour les détails) Cliquez sur le bouton à côté de la liste déroulante pour chercher et importer la liste de distribution à partir du fichier correspondant. Voir ci-dessous les détails concernant la liste de distribution.
5. Sélectionnez 'Joindre le contenu' si la publication doit être jointe à l'e-mail (uniquement disponible avec la licence Extended Report Bursting). Décochez cette case si le contenu n'est pas envoyé en pièce jointe ; dans ce cas, vous pouvez ajouter un lien vers la présentation. Pour plus de détails, voir Raccourcis ci-dessous.
6. Configurez le modèle de votre e-mail.

Raccourcis

Utilisez les raccourcis (encadré bleu ci-dessus) pour ajouter les éléments nécessaires à la ligne du sujet ou au message. Par exemple, si vous voulez envoyer un lien vers la présentation, écrivez [L] dans le message ; lorsque le destinataire cliquera sur le lien, la présentation sera téléchargée.

Mappage de fichiers pour une distribution par le tableau d'affichage

1. Dans le tableau d'affichage, sélectionnez Utiliser une liste dynamique dans la liste déroulante Accès au contenu.
2. Indiquez si vous voulez distribuer à des rôles ou à des utilisateurs.
3. Dans la liste déroulante du Filtre, sélectionnez le filtre approprié. Si votre rapport contient plusieurs filtres, sélectionnez le filtre devant être utilisé pour déterminer la liste de distribution. Il s'agit du filtre dont les éléments apparaissent dans la liste de distribution qui sera importée.
4. Sous Mapper par, choisissez soit nom unique, soit légendes ; les légendes sont les noms de filtres (p. ex. Bikes), alors que le nom unique est le membre écrit avec la syntaxe PQL (p. ex. [Products].[ProductCategory].[Bikes]) .
5. Importez une liste de distribution dans un format texte à séparateur virgule (voir ci-dessous pour les détails) Cliquez sur le bouton à côté de la liste déroulante pour chercher et importer la liste de distribution à partir du fichier correspondant. Voir ci-dessous les détails concernant la liste de distribution.

Télécharger une liste de distribution

La liste de distribution peut être un fichier .txt, .csv, ou .tsv. Il doit se conformer au formatage suivant, comme le montre l'illustration ci-dessous :

1. La première ligne doit contenir les en-têtes de colonne - la liste des noms et des adresses e-mail doit commencer à partir de la deuxième ligne.
2. La colonne 1 doit contenir les noms des éléments correspondants utilisés dans le filtre (indiqué dans le premier en-tête). Les valeurs sont sensibles à la casse.
3. La colonne 2 doit contenir les adresses électroniques (ou rôles) qui seront ciblées par la valeur de filtre correspondante. Il est possible d'inclure plusieurs adresses électroniques dans la même colonne, en les séparant par un point-virgule.
   • La distribution dynamique sur le tableau d'affichage prend en charge l'importation d'une liste de rôles.

Ce format doit être utilisé, quel que soit le nombre de filtres dans la publication. Même si votre publication contient plusieurs filtres, la liste de distribution ne doit comporter qu'une seule colonne d'éléments, ceux-ci correspondant à un seul filtre. Le filtre correspondant doit être sélectionné dans la fenêtre Distribution.

Mappage de données

Utilisez le mappage de données pour créer une liste dynamique de rôles ou d'utilisateurs à partir de l'éditeur PQL. Créez une expression PQL qui déterminera les destinataires associés au planning.

L'expression doit se baser sur une hiérarchie d'utilisateurs, de rôles ou d'adresses électroniques.

Si le modèle de données contient des tables ou colonnes de distribution que vous désirez utiliser pour configurer la distribution, vous devez utiliser le mappage de données ; les tables et/ou colonnes de distribution seront exposées dans l'éditeur PQL.

Exemples

Exemple 1. Filtre unique

Dans cet exemple, la publication contient un filtre unique et deux catégories de produits sont fournies en tant que valeurs de filtres : Bikes et Accessories. Chaque copie du rapport est ensuite envoyée aux responsables des départements correspondants : équipements sportifs et accessoires.

Étape 1

Définissez le détails du travail de planification, la sélection, le planning et les préférences de lancement déclenché.

Sous Sélection, choisissez Multiple. Vous pouvez ensuite sélectionner Tous les objets ou choisir les valeurs de filtre spécifiques qui seront importées dans la liste de distribution par courrier électronique. Voir l'étape 3 pour plus d'informations.

Dans cet exemple, la distribution sera déterminée par le filtre Product Category.

Étape 2

Sélectionnez 'E-mail à partir du filtre' dans la fenêtre Distribution. Dans la première liste déroulante, sélectionnez Nom unique ou Légendes.

Dans la liste déroulante suivante, choisissez le filtre qui sera utilisé pour déterminer la distribution par courrier électronique. Cliquez ensuite sur le bouton (numéro 4 ci-dessous) et sélectionnez la liste de distribution à partir de l'emplacement de son fichier. En cas de succès, vous verrez s'afficher la notification 'Le téléchargement du fichier a réussi'.

Si la publication doit être jointe à l'e-mail, assurez-vous que cette option est sélectionnée. Configurez comme nécessaire le modèle de l'e-mail.

Remarque : vous pouvez simultanément effectuer la distribution sur le tableau d'affichage et par messagerie électronique ; si cela n'est pas nécessaire, désélectionnez 'Publier sur le tableau d'affichage'.

ÉTAPE 3

Cliquez sur enregistrer pour exécuter le planning.

Lorsqu'on sélectionne un nombre de valeurs de filtre supérieur au nombre de valeurs présentes dans le fichier importé, le résumé des exécutions de travaux de la publication le signalera. Par exemple, dans ce cas, Tous les objets a été sélectionné dans Sélections. Mais deux valeurs de filtres seulement ont été spécifiées dans le fichier téléchargé ; le résumé des exécutions de travaux montre que la tâche a échoué pour les deux valeurs qui n'étaient pas présentes dans le fichier téléchargé.

Exemple 2. Filtres multiples

Dans cet exemple, la publication comporte 2 filtres : Product Categories et Country. Le planning sera configuré pour produire des rapports filtrés par Bikes en Australie, Bikes au Royaume-Uni, Clothing en Australie et Clothing au Royaume-Uni. Chaque rapport généré sera envoyé à la direction des ventes pour chaque département produit, dans leur pays respectif.

Étape 1

Définissez le détails du travail, la sélection, le planning et les préférences de lancement déclenché.

Dans Sélection, choisissez Multiple et sélectionnez les combinaisons de valeurs qui seront utilisées pour filtrer le rapport. Soyez conscient que si vous sélectionnez Tous les objets, Pyramid tentera de générer une publication pour toutes les combinaisons possibles de valeurs de filtre. Pour des raisons de performance, vous ne devriez donc sélectionner que les combinaisons nécessaires.

Étape 2

Dans la fenêtre Distribution :

1. Sélectionnez 'E-mail à partir du filtre'.
2. Dans la première liste déroulante, sélectionnez Nom unique ou Légendes.
3. Dans la liste déroulante suivante, choisissez le filtre qui sera utilisé pour déterminer la distribution par courrier électronique. Il s'agit du filtre dont les éléments sont inclus dans la liste de distribution.
4. Téléchargez ensuite la liste de distribution en cliquant sur le bouton.
5. Cochez 'Joindre le contenu' afin de joindre la publication à l'e-mail.
6. Configurez comme nécessaire le modèle de l'e-mail.

Remarque : vous pouvez simultanément effectuer la distribution sur le tableau d'affichage et par messagerie électronique ; si cela n'est pas nécessaire, désélectionnez 'Publier sur le tableau d'affichage'.

ÉTAPE 3

Cliquez sur Enregistrer pour valider le planning.